Opiskelijaliikkuvuuden hallintajärjestelmä osana opintohallinnon tietojärjestelmiä

Yliopisto-opinnot antavat parhaimmillaan opiskelijalle valmiuden kriittiseen tiedonhankintaan ja uuden tiedon muodostamiseen. Tähän liittyy myös kyky hakeutua omien oppimistavoitteiden kannalta mielekkäiden opintojen pariin - sellaisillekin opintourille ja tieteenaloille, joita oma kotiyliopisto ei tarjoa. Tämä synnyttää opiskelijaliikkuvuutta yli korkeakoulurajojen sekä kansallisesti että kasvavassa määrin kansainvälisesti. Opintohallinnon tietojärjestelmille liikkuvuuden tukeminen ja hallinta on iso haaste.

Nykyään puhutaan yhä enemmän työelämälähtöisistä opintopoluista tai -urista. Opiskelijoita rohkaistaan yliopisto-opintojen pariin erilaisia väyliä pitkin, ja yksittäisen opiskelijan opiskelu ei enää rajoitu yhden oppilaitoksen seinien sisälle. Tarjolla olevista opinnoista ja opiskelumahdollisuuksista tarvitaan ajantasaista ja informatiivista tietoa, ja tiedon tulisi kuvata opiskeltavan aineksen sisältöjä mahdollisimman monipuolisesti. Yhdenmukaisen ja kuvaavan tiedon tulisi olla saavutettavissa erilaisten palveluiden ja kanavien kautta. Yli korkeakoulurajojen tapahtuva opiskelu synnyttää myös tarpeen siirtää opiskelijaa ja hänen opinto-oikeuksiaan ja suorituksiaan koskevia tietoja korkeakoulujen tietojärjestelmien välillä. Kaikkien näiden tiedonsiirtojen tulisi nykyaikana hoitua taloudellisesti, tehokkaasti ja turvallisesti tietojärjestelmien välillä.

Virtuaaliyliopisto tarttui tähän haasteeseen kauan ennen kuin opetustietojen yhteisnäkymä tai opinto-oikeuksien ja suoritustietoihin liittyvä tietojen vaihto korkeakoulujen tietojärjestelmien välillä koettiin laajamittaisesti edes tarpeelliseksi. Yliopistojen opintohallinnon yhteistyönä suunniteltiin ja otettiin käyttöön opiskelijaliikkuvuuden sähköinen asiointipalvelu JOO-opiskelun tarpeiden lähtökohdista. SVY:n Joopas-palvelun osana toimivan hakujärjestelmän käyttöönotto on edennyt JOO-opinto-oikeuksien käsittelyn osalta hyvin kattaen nykyisellään suurimman osan yliopistoista. Järjestelmässä tehdään lähes kaikki yliopistojen välisen JOO-sopimuksen mukainen opinto-oikeuksien käsittely (yli 3000 hakemusta vuonna 2008).

Järjestelmän kehittämisessä haluttiin heti alkuvaiheessa varautua tulevaan niin että tarvittaessa suuretkin tiedonsiirrot tulevat hoidetuksi tehokkaasti ja turvallisesti. Ainakaan tekniikan tai kömpelöiden tietojärjestelmätoteutusten ei haluttu muodostavan estettä tai hidastetta opiskelijaliikkuvuuden laajentumiselle. Tässä työssä virtuaaliyliopisto on ollut aikaansa edellä, mikä käytännössä on tarkoittanut monien haasteiden ja hidasteiden kohtaamista.

Olisikin ollut kovin ristiriitaista tuottaa yhä enenevässä määrin verkko-opiskelumahdollisuuksia ja samanaikaisesti edellyttää, että näihin opintoihin päästäkseen opiskelijan olisi pitänyt matkustaa Suomen halki lunastaakseen opinto-oikeutensa. Paperista hallintoa, jossa opiskelijan opinto-oikeuskäsittelyyn liittyvä dokumentaatio suoritusotteineen ja henkilökohtaisine opiskelusuunnitelmineen kiertää asian käsittelijältä toiselle useita päiviä, ei voi pitää modernina saati sitten tehokkaana viranomaistoimintana.

Korkeakoulurajat ylittävien tietojärjestelmien rakentamisen hidasteita ja haasteita

Yksi keskeisimmistä korkeakoulujen välisten tiedonsiirtojen hidasteista on ollut opintohallinnon yhteisen käsitteistön ja sanaston, ts. yhteisten standardien puuttuminen. Virtuaaliyliopistoyhteistyönä on tehty perustavaa laatua olevaa määrittelytyötä opintotarjontaa, opintojen suorittamista ja opinto-oikeuksia koskevien tietojen standardoimiseksi (nk. M-määritykset). Ilman tätä standardointia ja standardien käyttöönottoa tietojärjestelmien välinen tiedonsiirto ei olisi mahdollista.

Automatisoidun henkilöitä koskevien tietojen siirron korkeakoulujen välillä täytyy perustua keskinäiseen luottamukseen tietojen oikeellisuudesta ja tietoturvasta. Ratkaisu tähän haasteeseen on korkeakoulujen välinen Haka-luottamusverkosto, jota lähdettiin rakentamaan samoihin aikoihin kun JOO-opintojen hakujärjestelmän valtakunnallinen käyttöönotto ajankohtaistui. Hakujärjestelmän käyttöönotto sidottiin Haka-luottamusverkoston edellyttämän tunnistautumisjärjestelmän käyttöönottoon yliopistoissa. Tämä päätös on muodostanut hidasteen palvelun käyttöönoton etenemisessä. Nyt luottamusverkostossa ovat mukana lähes kaikki yliopistot ja JOOPAS-hakujärjestelmän tapaisia palveluja, joihin pääsee kirjautumaan oman yliopiston käyttäjätunnuksilla, on syntynyt useita muitakin. Myös luottamusverkosto on ottanut askeleen eteenpäin. Pohjoismaiden yhteistyönä on syntynyt Kalmarin unioni, jonka myötä suomalaisen korkeakoulun opiskelija tai työntekijä voi kirjautua kotikorkeakoulunsa käyttäjätunnuksella myös muiden Pohjoismaiden korkeakoulupalveluihin, ja päinvastoin.

Kolmantena ja ehkä sittenkin keskeisimpänä haasteena tietojärjestelmien rakentamisessa voidaankin pitää tulevaisuuden ennakointia. Esimerkiksi JOOPAS-hakujärjestelmän tarpeellisuudesta käytävää keskustelua käydään aivan liian usein melko lyhytnäköisin argumentein. Yliopistojen välistä joustavaa, tehokasta ja turvallista tiedon siirtoa ei nähdä koko yliopistolaitoksen menestystekijänä eikä kansallisten korkeakoulupoliittisten tavoitteiden edistämiseen liittyvänä tekijänä.

Päättyneen Tietoyhteiskuntaohjelman entinen ohjelmajohtaja ja nykyinen SFS:n tietotekniikan standardisoinnin ohjausryhmän puheenjohtaja Katriina Harjuhahto-Madetoja toteaa Tietoviikon (27.2.2009) kolumnissaan, että tietotekniikan standardoinnin tavoitteena on ennen kaikkea palvelujen, laitteiden, verkkojen ja tietojärjestelmien parempi yhteentoimivuus ja niiden kehittämisen ja ylläpitämisen kustannustehokkuus. Vaikka standardointi on pitkäjänteistä ja aikaa vievää työtä, maksaa se kuitenkin itsensä takaisin julkisen sektorin entistä paremmin toimivina järjestelminä. Standardoinnin järjestäminen kansallisella tasolla edellyttää vääjäämättä myös julkisen sektorin panostuksia.

Virtuaaliyliopistoyhteistyönä on tehty usean vuoden satsaus yliopistojen välisen tiedon siirron mahdollistamiseksi. Nyt ollaan poimimassa vasta ensimmäisiä työn hedelmiä. Opiskelijaliikkuvuuden toimiva hallintajärjestelmä takaa asioinnin nopeuden ja vaivattomuuden sekä opiskelijan että hakemusten käsittelijöiden kannalta. Se varmistaa myös tietojen oikeellisuuden ja prosessin läpinäkyvyyden sen kaikissa vaiheissa. Kaiken kaikkiaan toimiva hallintajärjestelmä poistaa epämielekkäitä työvaiheita ja edistää järkevää ajankäyttöä. Esimerkiksi sadan paperisen hakemuksen käsittely ja siirtäminen lausunnoille, puoltokäsittelyyn ja päätökseen voi viedä enemmän aikaa kuin tuhannen hakemuksen käsittely toimivan ja hyvin suunnitellun sähköisen järjestelmän puitteissa.

SVY:n joustavan opiskelun palvelujärjestelmä korkeakoulujen välisen liikkuvuuden työvälineenä

Yliopistojen välisen JOO-sopimuksen mukaisen liikkuvuuden volyymit eivät jakaudu tasaisesti yliopistojen välillä ja joissakin yliopistoissa sopimuksella määritelty liikkuvuus on hyvin vähäistä. JOO-sopimuksen mukainen opiskelijoiden liikkuvuus on kuitenkin vain osa yliopistojen välistä opiskelijaliikkuvuutta ja opiskelijoita koskevien tietojen (esim. opinto-oikeuksiin ja opintosuorituksiin) siirtämiseen liittyvää tarvetta korkeakoulujen opintohallinnon tietojärjestelmien välillä.

Joissakin korkeakouluissa ollaan parhaillaan pohtimassa sähköisten asiointijärjestelmien tuottamista kasvavaan kansainvälisen opiskelijavaihdon hallintaan. Alueellisissa korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen hankkeissa suunnitellaan korkeakoulujen yhteistä opintotarjontaa, yhteisesti tuotettavia sivuaineopintoja ja mahdollisia muita laajennettuja opinto-oikeuksia, jotka luovat tarvetta tiedonsiirtoihin ja liikkuvuuden hallintaan. Näissä yhteyksissä olisi mahdollista hyödyntää sitä työtä, mitä on tehty SVY:n JOOPAS.fi-palvelun kehittämisen yhteydessä. Onhan esim. JOO-hallinnointiin tuotettu järjestelmä jo käytössä useimmissa yliopistoissa ja joissakin ammattikorkeakouluissa, joten sen käyttö on tuttua korkeakoulun omille opiskelijoille ja virkailijoille. Järjestelmän käytettävyyttä on systemaattisesti kehitetty saadun käyttäjäpalautteen ja toteutettujen testausten pohjalta toisin kuin joitakin muita korkeakoulujen käyttämiä verkkopalveluita.

Järjestelmään tuotetut toiminnallisuudet ja toimiva, yliopistojen yhteisen portaalin tekninen alusta voisivat olla kustannustehokas vaihtoehto toteuttaa tarvittavat liikkuvuutta tukevat sähköisen asioinnin ratkaisut. Liikkuvuuden hallinnassa on kyse opiskelijan opinto-oikeuksiin liittyvien tietojen siirrosta opinnot tuottavan korkeakoulun opiskelijarekisteriin, opinto-oikeuden käsittelemisestä ja kirjaamisesta sekä suoritusten rekisteröinnistä oikeisiin paikkoihin. Prosessi on siis itse asiassa sama, oli sitten kysymys minkälaisesta liikkuvuudesta tahansa.

Myös tutkijakoulujen liikkuvuusasiointia voitaisiin hoitaa yliopistojen yhteistyönä jo toteutettuja palveluja ja teknisiä ratkaisuja hyödyntäen. Yliopistoissa on tällä hetkellä noin sata tutkijakoulua ja niissä hieman yli 1500 tutkijakoulutettavaa. Näiden opintohallinnolliset käytännöt ovat hyvinkin vaihtelevia. Joopas-järjestelmässä tehdyt rajapintaratkaisut eri yliopistojen opetustietoon, opiskelijatietoon ja suoritustietoon soveltuisivat hyvin pohjaksi myös tutkijakouluja koskevien tietojen käsittelyyn. Kun yliopistoissa jo nyt käytetään Joopasta ja prosessi on tuttu, sujuisi käyttöönottokin helpommin kuin mitä jälleen kerran uuden järjestelmän käyttöönotto vaatisi.

JOOPAS-järjestelmän tuottamia hyötyjä ja kustannuksia arvioidaan parhaillaan monissa yliopistoissa. Olisi tässä yhteydessä tärkeää punnita potentiaalisia hyötyjä suhteessa yliopistojen omiin strategisiin suunnitelmiin ja tavoitteisiin sekä niihin muutoksiin, jotka väistämättä muuttavat myös korkeakoulujen toimintaympäristöä ikäluokkien pienentyessä, kansainvälistymispaineiden kasvaessa ja korkeakoulutuksen tehostamisvaatimusten kasvaessa. Virtuaaliyliopiston puitteissa luodun opiskelijaliikkuvuuden hallintajärjestelmän hyötyjä ja kustannuksia tarkasteltaessa tulisi ottaa huomioon paitsi yliopiston nykyisen toiminnan tehostamisesta koituvat hyödyt myös mahdolliset kasvavat tarpeet liikuttaa tietoa opiskelu-urien entisestään monimuotoistuessa.

Kuten edellä on kuvattu; JOOPAS-järjestelmän rakentamisessa on tehty pioneerityötä, jotta yliopistojen opintotietojärjestelmät on saatu järjestelmätasolla keskustelemaan keskenään niin että tietojen siirto yliopistojen välillä olisi mahdollista. Työtä on tehty virtuaaliyliopistoyhteistyönä laajalla asiantuntijajoukolla. Yliopistot ja opetusministeriö ovat nähneet työn mielekkyyden ja ovat siksi olleet valmiita isoihin taloudellisiin satsauksiin.

Julian Lindberg ja Eija Ristimäki

Julian Lindberg toimii SVY:n palveluyksikössä kehittämispäällikkönä ja Eija Ristimäki viestintäpäällikkönä.